Корпоративный тайм-менеджмент как современная технологии развития персонала

Корпоративный тайм-менеджмент как современная технологии развития персонала

29.03.2021 Выкл. Автор nikto232

Что такое корпоративный тайм-менеджмент?

Корпоративный тайм-менеджмент – это управленческая технология повышения операционной эффективности за счет внедрения стандартов экономного и результативного расходования бюджета рабочего времени сотрудников компании.

Технология была создана на основе симбиоза подходов к тайм-менеджменту основоположника российской школы ТМ Глеба Архангельского. В ее основе лежат управленческие стандарты, внедрение которых позволяет компании снизить транзакционные издержки и минимизировать потери времени в целях повышения производительности труда и операционной эффективности бизнеса.

Практика корпоративного-тайм-менеджмента развивалась постепенно, и в результате анализа потерь времени с последующей разработкой соответствующих стандартов в нескольких десятках компаний были выделены пять направлений, в которых тайм-менеджмент приносит наиболее ощутимый результат. В результате компании получали выигрыш во времени порядка 7-10% от фонда оплаты труда (ФОТ), повышение степени удовлетворенности персонала, улучшение командного духа, благодаря чему появляется синергетический эффект, влияющий на качество производимых компаний продуктов и услуг, что, в свою очередь, влияет на доходность бизнеса.

Так, основными стандартами корпоративного тайм-менеджмента (выжимка из лучших практик внедрения в компаниях в виде памяток А4, внедрение которых достаточно для 95% случаев для того, чтобы получить бизнес-эффект в экономии фонда рабочего времени компании порядка 7-10%) являются:

  • Стандарт корпоративных коммуникаций
  • Стандарт планирования
  • Стандарт управления задачами
  • Стандарт рабочих мест
  • Стандарт организации и проведения совещаний

Зачем человеку нужен тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это мощный многофункциональный инструмент, который одновременно решает множество задач. Вот лишь некоторые из них:

  1. Больше успевать. На современного человека зачастую обрушивается целый поток больших и маленьких дел. Помимо основной работы, ему необходимо думать о своей семье, о бытовых проблемах, о здоровье, об оплате счетов и т. п. В результате многие люди просто «тонут» в делах, не успевая толком ничего сделать. Тайм-менеджмент помогает если и не победить, то хотя бы взять под контроль этот поток дел. Пользуясь его технологиями, мы можем грамотно распределять свое время, быстрее справляться с текущими задачами и отделять важные дела от второстепенных.
  2. Добиваться максимальных результатов. Если человек считает свое дело важным, он обычно стремится к тому, чтобы его усилия давали максимальный результат. И эта еще одна задача, с которой отлично справляется тайм-менеджмент. Он предлагает человеку конкретные «рецепты», помогающие повышать производительность труда, правильно выстраивать рабочий процесс и достигать максимума в любом деле.
  3. Находить время для важных дел. Современный человек все чаще сталкивается с дефицитом времени. Иногда он настолько придавлен делами, что у него не остается толком времени ни на хобби, ни на саморазвитие, ни даже на свою семью. Тайм-менеджмент помогает справляться с «поглотителями времени», учит говорить «нет» ненужным делам и осознавать свои настоящие ценности. Благодаря этому человек может уделять больше времени тому, что для него по-настоящему важно, а значит и жить полноценной жизнью.
  4. Достигать целей. Люди любят мечтать, но их мечты сбываются далеко не всегда. Кто-то мечтает стать профессиональным художником, но продолжает годами ходить на нелюбимую офисную работу. Кто-то мечтает путешествовать по всему миру, но ни разу так и не выбрался за пределы своей области. Часто люди просто не знают, что делать с этими мечтами. И здесь им снова может пригодиться тайм-менеджмент. Он помогает превратить абстрактные мечты в конкретные и понятные цели, а затем найти оптимальный путь для их достижения.
  5. Управлять собой. Человек привык считать себя существом рациональным, но это зачастую не соответствует действительности. Во-первых, он подвержен перепадам настроения, приступам лени и прокрастинации. Во-вторых, он нередко совершает импульсивные поступки и делает совсем не то, что собирался. Тайм-менеджмент, опираясь на достижения современной психологии, позволяет человеку вернуть контроль над собой. В его арсенале есть техники для борьбы с ленью и прокрастинацией, для создания мотивации и преодоления импульсивности. Используя их, человек может поддерживать тот уровень самодисциплины, который необходим ему для достижения целей.
  6. Управлять своей жизнью. Многие люди сегодня просто плывут по течению, чувствуя себя пассивными «пассажирами», не способными ни на что повлиять. В результате они часто оказываются там, где им не хочется быть, и занимаются тем, что не доставляет им ни малейшего удовольствия.

Однако управлять своей жизнью все-таки можно. И тайм-менеджмент — это и есть тот инструмент, который дает нам возможность преодолевать внешние обстоятельства и самостоятельно распоряжаться своей судьбой.

Основные принципы

  • Составляйте списки дел. Все, что запланировали, обязательно фиксируйте — как вам удобнее. Хоть на бумаге, хоть в мобильном приложении, хоть в ежедневнике. Еще оптимальнее — указывайте время, в течение которого задача будет выполнена. Например, 9.00 — планерка с сотрудниками. 10.00 — встреча с поставщиком. 11.00 — совещание с маркетологом, разработка рекламной кампании. И так далее. Это даст вам четкий план и инструкцию, как и когда все успеть. И потом, когда вы записываете, мозг лучше запоминает информацию. Так вы точно ничего не забудете!
  • Разделяйте большие задачи на малые. Так проще даже в психологическом плане — крупные задачи висят над нами, как Дамоклов меч, к ним страшно приступить и так тянет отложить на потом! Когда большая задача разделена на несколько малых, уже не так страшно. Планомерно выполняйте каждую — и увидите, как быстро вы достигнете результата.
  • Расставляйте приоритеты. Каждый день определяйте самое важное дело и бросайте на него все ресурсы и возможности. Выполняйте его первым или возвращайтесь к нему в течение дня — главное, чтобы задача была выполнена. Между делом выполняйте задачи менее важные — о них тоже не следует забывать. Как правило, самые важные дела — обычно и самые сложные. Или неприятные. Например, надо договариваться об отсрочке платы за аренду или заводить тяжелый разговор с проштрафившимся сотрудником. Вот тут-то поднимает голову прокрастинация — мы оттягиваем момент, убивая время мелкими делами или вовсе тратя его на ерунду. Возьмите за правило выполнять главное дело первым — увидите, как быстро упадет камень с вашей души. Дальше все пойдет просто как по маслу!
  • Не отвлекайтесь. Заведите себе определенные часы для продуктивной работы, во время которых вас запрещено отвлекать. Приучите сотрудников: что бы ни случилось, решайте проблемы сами, а начальник должен работать. Сами не отвлекайтесь на звонки, письма, общение в мессенджерах — именно они съедают несколько часов вашего личного времени. Лучше выделить по полчаса утром, в обед и вечером, чтобы проверить все сообщения и пообщаться, и не выходить за рамки этого лимита.

тайм менеджмент помехи

  • Четко формулируйте цели. Не “повысить объем продаж”, а “увеличить средний чек на 20%”. Не “увеличить конверсию сайта”, а “добиться повышения трафика засчет контекстной рекламы”. В этом вам помогут основные показатели эффективности бизнеса — мы писали о них в этой статье.
  • Ставьте цели правильно. Это нужно для того, чтобы не было мучительно больно за бездарно потраченное время. Любая цель должна быть конкретной, актуальной, достижимой за реальный период времени (а не когда-то там потом), измеримой. Например, “хочу стать лучшим в своей нише” — неправильная, слишком размытая цель. “Хочу за 2020 год обогнать главного конкурента” — уже лучше. “Хочу за 2020 год обогнать конкурента, использовав современные тренды маркетинга” — еще лучше. “В 2020 году увеличу объем продаж на 30%, обгоню конкурента, используя рекламу у блогеров и задействуя дополнительные рекламные каналы” — вот это правильная цель!
  • Ставьте высокую планку. Намечайте чуть больше задач, чем сможете выполнить. Ставьте чуть более ранние сроки, чем планировали — например, запустить продажи новой коллекции через месяц, а не через полтора. Теперь хочешь не хочешь — а придется выполнять! Если не получится — всегда сможете отыграть назад, но с большей вероятностью вы азартно будете стараться успеть все в срок.
  • Или наоборот — оставляйте запасное время. Да, планы и четкие графики нужны, но в любом бизнесе могут случиться форс-мажоры. То поставщик подведет, то сотрудник накосячит — всякое бывает. Не планируйте выполнить задачи, особенно крупные, за минимальный срок — дайте себе фору. За это оставленное про запас время вы сможете исправить ситуацию, если что-то пойдет не так.
  • Делайте текучку, не забывайте о главном. Даже если в данный момент вы работаете над повседневными задачами — выбираете новый ассортимент, принимаете на работу нового сотрудника — всегда помните, во имя чего вы это делаете. Вспомните о миссии компании — отвечает ли конкретная текущая задача главной цели? Если да — прекрасно, вы на верном пути. Если нет — цель надо скорректировать.
  • Делегируйте полномочия. Даже если вам кажется, что вы лучше всех все знаете, не бросайтесь выполнять обязанности других сотрудников. Ваша задача как руководителя — не отвечать на звонки, не фотографировать новые товары для карточек и не развозить заказы вместо курьера. Всю текучку можно смело отдавать подчиненным — а самому заниматься планированием, разработкой долгосрочных стратегий, масштабированием бизнеса и другими приятными вещами. Для того вы и нанимали сотрудников и заместителей, чтобы загружать их рабочими обязанностями и разгружать себя любимого для решения глобальных задач. Подробнее о делегировании полномочий читайте в этой статье.

задачи управленца сотрудников

  • Учитесь говорить “нет”. Герой Джима керри в фильме “всегда говори “да!” страдал избытком свободного времени — поэтому с радостью заполнил свою жизнь интересными событиями. Но у вас-то этого времени нет — так не отнимайте его у себя еще больше! Дела, к которым не лежит душа, нецелесообразные, нерентабельные вещи — настоящие убийцы времени руководителя и прибыли любого бизнеса. А всего-то надо научиться говорить “нет” и отказываться от невыгодных предложений!
  • Позволяйте себе отдыхать. Выжатый как лимон начальник — гроза для подчиненных и замедленная бомба для самого себя. Думать о работе ночью и днем, срываться в офис в законный выходной, пренебрегать личной жизнью — все это звучит героически, но к добру не приведет. Все успеть сделать все равно невозможно — хотя бы несколько раз в неделю позволяйте себе расслабиться и отдохнуть, заняться любимым делом. Так вы перезагрузите мозги, восстановитесь и будете работать в разы эффективнее. Разве это не то, чего вы хотите?
  • Живите по своим биоритмам. Все детство и юность из нас искусственно делали жаворонков — вспомните подъемы в школу и институт к восьми утра! Теперь вы — владелец собственного бизнеса и можете разрешить себе жить в гармонии со своим телом. Какой смысл, если вы сова, поднимать себя в 7.00 и ходить до обеда как вареная муха — в таком состоянии вы все равно будете непродуктивны. Гораздо полезнее как следует выспаться и начать работу в 12 дня — а потом жить по собственному графику. Если вам комфортно работать в час ночи — работайте в час ночи.

Этапы внедрения

Формирование и внедрение договоренностей корпоративного стандарта тайм-менеджмента

На данном этапе предстоит определить стандарт корпоративных коммуникаций, стандарт планирования, стандарт управления задачами, стандарт рабочих мест. Здесь управленцу помогут такие инструменты как:

  • Интервью с ключевыми сотрудниками по выявлению и актуализации проблем в области корпоративного тайм-менеджмента, подготовка проблемных кейсов на сессию-обучение.
  • Двухдневная сессия-обучение «Формирование договоренностей корпоративного тайм-менеджмента» на уровне топ-группы: стандарт корпоративных коммуникаций, стандарт планирования, стандарт рабочих мест, стандарт управления задачами, стандарт работы на совещаниях + отработка правил на корпоративном ИТ-инструменте.
  • Подготовка корпоративного стандарта тайм-менеджмента (стандарт корпоративных коммуникаций, стандарт планирования, стандарт управления задачами, стандарт рабочих мест) в формате двухсторонних памяток А4.

Настройка секретариата и внедрение корпоративного стандарта управления задачами по принципу «нет просроченных поручений»

В следующий этап входит:

  • Консультационная работа с секретариатом по внедрению ТМ-стандарта в повседневную работу, включая присутствие и отработку онлайн-протоколирования.
  • Утверждение с первым лицом стандарта работы секретариата и внедрение стандарта в работу.

Поддерживающие мероприятия внедрения корпоративного стандарта тайм-менеджмента на уровне топ-группы

  • Индивидуальный коучинг для топ-группы по внедрению ТМ-стандарта в повседневную работу.
  • Сессия подведения итогов проекта, утверждение ТМ-стандарта и графика внутренних перекрестных аудитов, утверждение ответственных за работу ТМ-стандарта в каждом блоке.

Технология корпоративного тайм-менеджмента за 10 лет своего существования в России прижилась во многих компаниях и помогает командам эффективнее справляться с производственными задачами. Необходимость корпоративного внедрения тайм менеджмента имеет огромную значимость. Управление бюджетом рабочего времени поможет повысить операционную эффективность и вашей компании. Три шага помогут и вам внедрить эту полезную технологию:

  1. Формирование стандарта корпоративного тайм-менеджмента.
  2. Утверждение и документальное закрепление стандарта.
  3. Внедрение стандарта в повседневную работу

Системы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент не является чем-то монолитным. Сегодня существует множество «школ» и систем тайм-менеджмента, которые по-разному решают проблемы личный эффективности, а в некоторых вопросах даже противоречат друг другу. Перечислим только некоторые из них.

Классический тайм-менеджмент. Это скорее даже не система, а просто набор приемов и техник, появившихся во второй половине XX века. Однако именно с этим направлением у большинства людей обычно и ассоциируется «управление временем».

Главная особенность классического тайм-менеджмента — это предельно рациональный и прагматичный подход к повышению личной эффективности, без поправок на психологию человека и его индивидуальные особенности. Примером подобного подхода могут служить АБВ-анализ , метод Альпы и целеполагание по SMART.

При этом техники классического тайм-менеджментапо-прежнему популярны. Ими активно пользуются предприниматели и менеджеры разного уровня, их изучают в вузах и на курсах личной эффективности.

GTD (Getting Things Done). Самая популярная на сегодняшний день система тайм-менеджмента. Была разработана американским специалистом по личной эффективности Дэвидом Алленом и описана в его книге «Getting Things Done» (у нас она вышла под названием «Как привести дела в порядок»).

Главная особенность GTD заключается в «бесстрессовом планировании», которое, в свою очередь, основано на двух принципах:

  • Все дела должны храниться не в голове, а на внешнем носителе (например, в записной книжке или в таск-менеджере).
  • Для планирования и принятия решений следует опираться на продуманную систему алгоритмов, которой можно полностью доверять.

GTD является мощной и, в общем-то, универсальной системой тайм-менеджмента, которой пользуются представители самых разных профессий и социальных групп.

Agile Results («гибкие результаты»). Система основана на популярных сегодня методиках «Аджайл», которые применяются в разработке ПО и в управлении проектами. Топ-менеджер компании «Майкрософт» Джи Ди Мейер адаптировал эти методы для личного использования и описал получившуюся систему в книге «Getting Results the Agile Way» (2011 год).

В отличие от других систем тайм-менеджмента, Agile Results ориентируется в первую очередь на получение результатов, а не просто на выполнение задач. При этом (как следует из ее названия) она отличается гибкостью и помогает достигать этих результатов даже в условиях нестабильности и неопределенности.

«Джедайские техники». Система разработана российским специалистом по личной эффективности Максимом Дорофеевым и описана в его книгах «Джедайская техника пустого инбокса» (2017 год) и «Путь джедая» (2019 год).

В «джедайских техниках» активно используются достижения современной психологии и учитываются особенности нашего времени (т. е. эпохи хай-тека и всеобщего дефицита внимания). Акцент в этой системе сделан на экономии когнитивных ресурсов («мыслетоплива») и борьбе с прокрастинацией.

«Джедайские техники» наиболее популярны в России, главным образом у работников IT-индустрии, менеджеров и фрилансеров.

Заметим, что все перечисленные системы редко используются в чистом виде. Обычно каждый человек хотя бы немного, но «подгоняет» их под себя.

Методы и техники

С некоторыми методами тайм-менеджмента мы уже успели ознакомиться. Давайте рассмотрим еще несколько.

Метод 10 минут

Если есть задача, которую вы совсем не хотите выполнять, скажите себе: “Я позанимаюсь ей всего 10 минут, а потом переключусь на что-то более приятное”. Как правило, этого времени хватает, чтобы втянуться и уже не останавливаться.

Принцип Парето

Согласно этому принципу 20 % наших дел приносят нам 80 % результата, а остальные 80 % дел – всего 20 % результата. Наша задача – разобраться, какие именно дела самые продуктивные, и сфокусироваться на них.

Закон Паркинсона

Задача заполняет все время, отведенное на нее. Говоря простыми словами, если у вас есть две недели на подготовку к экзаменам, вы закончите подготовку аккурат к концу второй недели. Даже если весь материал можно выучить за один вечер. Из этого закона вытекает важное правило – обязательно устанавливайте дедлайны!

Метод “Канбан”

“Канбан” переводится с японского как “карточка”. Этот метод позволяет визуализировать процесс планирования и выполнения задач.

Возьмите доску для стикеров и разделите ее на три столбца: Нужно сделать, Делаю и Сделано. Затем напишите все свои задачи на стикерах и разместите по столбцам. В процессе выполнения задач перемещайте карточки из одного столбца в другой. Вместо доски с карточками, можно использовать какой-нибудь сервис по организации дел типа Trello.

Лягушки или слоны

Их называют по-разному, но все подразумевают под «лягушками» и «слонами» важные, большие и не самые приятные дела. Если говорить о «лягушках», то этот термин впервые упомянул эксперт в психологии успеха Брайан Трейси. Он рекомендует с утра приступать сразу именно к таким делам, называя это «поеданием лягушки».

Матрица Эйзенхауэра

Как работает матрица Эйзенхауэра

Все дела по этой технике нужно распределять по 4 группам в соответствии с их важностью и срочностью. На изображении выше показано, как это работает. Данная матрица только помогает отсортировать входящие по указанному методу, но никак не организует рабочий процесс – для этого лучше использовать другие техники.

Принцип девяти дел

Принцип девяти дел и как он работает

Эту методику еще называют «1–3–5». Суть в том, что за день необходимо выполнить 1 большую, 3 средних и 5 небольших задач. При таком сочетании день будет максимально продуктивен, а к концу дня вы не будете чувствовать сильной усталости. Кроме того, в конце рабочего дня очень легко подводить итоги по этому принципу. Метод универсален, он подойдет для тех, кто ориентируется не на время, а на приоритет заданий и качество их выполнения.

Система Тима Ферриса

Принцип основан на двух других техниках – на правиле Парето и законе Паркинсона. Вы делаете 80% дел за 20% рабочего времени, при этом выполняете их в строго отведенный промежуток. Система Тима Ферриса подойдет людям с гибким рабочим графиком, которые планируют рабочий день на свое усмотрение. Наемным работникам со стандартным графиком внедрить ее будет несколько труднее, но попробовать можно.

Принцип трех дел

Принцип трех дел подразумевает ежедневное выполнение трех самых важных задач. Сначала сосредотачивайтесь именно на них, не отвлекайтесь на рутину. Актуально для тех, кто погряз в рутине и не успевает из-за нее уделять внимание главному.

Хронометраж

Эта система подойдет тем, кто не успевает ничего сделать за день и осознает это только под вечер. «Хронометраж» включает два этапа.

На первом вы определяете, на что именно тратится время. Для этого вы записываете каждые 1-2 часа то, что делаете и сколько времени это занимает. В список можно не включать все, что занимает 2-3 минуты. Предпринимать активных действий и что-то менять не нужно. Процесс может длиться несколько недель, пока у вас не сложится полноценная картина ситуации.

На втором этапе вы должны отмечать, насколько эффективно тратится какой-то отрезок времени. Потом, исходя из этих оценок, можно увеличивать или уменьшать промежутки, сокращать пустые временные траты.

Как вести бизнес с помощью тайм-менеджмента

Принципы тайм-менеджмента помогут во всех сферах жизни: в отношениях, в личностном росте и на работе. Перечисленные выше инструменты и способы управления временем отлично применяются в бизнесе.

Каждый бизнесмен знает, что время = деньги и возможности, поэтому тратить даже секунды попусту недопустимо. Проанализируйте ситуацию в бизнесе, выявите слабые стороны. Поставьте цели, напишите сроки, составьте план действий. Устраните ненужное, делегируйте все, что можно делегировать.

Почему техники тайм-менеджмента не работают

«Вот вроде бы всё делаю как надо, и цели формулирую правильно и дела приоритизирую, а всё равно не работает этот ваш тайм-менеджмент.»

И такое тоже бывает, но это не повод расслабляться и опускать руки. Скорее всего метод, который вы выбрали просто вам не подходит, ведь каждый человек индивидуален. И все методы не подойдут абсолютно для всех. Но каждый метод можно адаптировать под себя.

Понаблюдай за собой, что именно доставляет вам дискомфорт?

Может быть вам сложно выполнять важные дела утром, так как пик вашей эффективности приходится на вторую половину дня. Подстрой технику под себя. Планируй свой день так, чтобы «поедание лягушки» приходилось на послеобеденное время.

Или вы не понимаете, как использовать матрицу Эйзенхауэра, то не стоит мучить себя. Так вы только больше времени потратите на планирование. Используйте метод АБВГД и просто приоритизируй свои ежедневные задачи.

Тайм-менеджмент не работает, если вы занимаетесь не любимым делом. Ведь людей, которые вдохновлены и горят какой-то идеей или своим делом, заставлять выполнить какую-то задачу, связанную с их направлением, не приходится. Другой же вопрос, когда вы занимаетесь не любимым делом. В этом случае любая методика тайм-менеджмента работать не будет.

Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Существует ряд общественных стереотипов и заблуждений относительно управления временем.

Некоторые считают, что тайм-менеджмент нужен исключительно для работы, что в России данная дисциплина неэффективна ввиду особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает его свободы воли.

Можно ли все успевать

Все эти мифы не состоятельны: ниже я постараюсь их полностью развенчать.

Никто не может управлять временем

Утверждение верное по форме, но ошибочное по содержанию. Управлять временем действительно невозможно (если, конечно, вы не изобретатель машины времени). Никто не способен замедлить его объективный ход, ускорить или остановить даже на мгновение.

Зато человек может делать следующее: управлять собой, своими решениями и действиями во времени, а также заниматься определением приоритетов. Именно об этом и рассуждают практики тайм-менеджмента – об управлении собственной жизнью.

Разумный и прагматичный подход к своим действиям и есть управление временем: вы будете удивлены, сколько минут и часов высвобождается, как только вы начинаете действовать более обдуманно и осознанно.

Помните, что все успешные люди, независимо от рода своей деятельности, планируют свои дела и действуют с максимальной продуктивностью. При этом работают они примерно столько же, сколько обычные люди, но всегда успевают сделать больше.

Их секрет в том, что в единицу времени они успевают сделать большее количество дел, что в итоге сказывается на их жизненных результатах.

Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее

Работать много и уставать, пренебрегая отдыхом – прямой путь к переутомлению и депрессии. Необходимо постоянно стремиться к снижению объёма работы при увеличении результативности. Как это сделать? Если говорить коротко – то действовать строго по плану и уметь отделять второстепенное от главного.

Эффективно использовать методы тайм-менеджмента – не значит делать больше или увеличивать производительность за счет скорости выполнения работ.

Речь идёт о повышении личной результативности через исключение ненужных задач и устранения так называемых «пожирателей времени» или «хронофагов».

К разряду хронофагов относятся сотни бессмысленных и мелких дел, которые мы делаем в течение дня, даже не задумываясь об их целесообразности: частая проверка почты, общение и просмотр новостей в соцсетях, лишенные смысловой нагрузки разговоры с коллегами.

Приверженность человека к отвлеченным от основной задачи делам отчасти объясняется прокрастинацией – желанием отложить «до лучших времён» важные и нужные мероприятия.

Однако если отбросить рефлексию и признать для себя важность и значение текущих задач, отвлекаться на посторонние дела у вас не будет ни сил, ни желания.

Использование тайм-менеджмента превратит меня в робота, который всё будет делать по расписанию, лишит меня свободы и выбора

Люди боятся превратиться в роботов, но на деле уже являются ими, а также рабами собственных психоэмоциональных привычек и шаблонов поведения.

Управление временем не ограничивает нашу свободу, а наоборот – создаёт её.

Тайм-менеджмент необходим не только офисным сотрудникам, руководителям и менеджерам: управлять главным ресурсом жизни – собственным временем – нужно всем, кто относится к себе ответственно и серьёзно.

Практический критерий необходимости внедрения в жизни принципов тайм-менеджмента – наличие 4-х и более дел в плане на текущий день (учитываются не только профессиональные, но и личные дела). Это нужно и бизнесменам, и свободным художникам, и домохозяйкам.

Если вам нужно закончить проект по работе, поговорить об этом с начальством, после работы зайти в мастерскую по ремонту телефонов и наконец, забрать малыша из детского сада, то разумное планирование времени – ваша насущная необходимость.

Планирование и распределение ресурсов помогает быстрее достичь важных целей и высвободить время на отдых, восстановление сил, общение с друзьями и близкими. Тайм-контроль позволяет достигать результата быстрее и с меньшими затратами.

Что касается жизни по расписанию, то разумная организация труда и отдыха ещё не приносила вреда никому. А для спонтанности и творческого подхода (если таковые имеются) в любой работе всегда найдётся место.

Советы ведущих специалистов

Почти все люди, которые достигли настоящих высот, говорят, что время – их важнейший актив. Они используют ежедневники, руководствуются четкими планами и занимаются продумыванием новых. У успешных людей – множество действующих задач и проектов, огромное количество идей. При этом удачливые люди не выглядят «загнанными лошадьми», напротив, светятся энтузиазмом, а их здоровье обычно может стать предметом зависти. Все это результаты грамотного распределения времени.

Чтобы стать успешным, стоит следовать рекомендациям специалистов в сфере тайм-менеджмента. Например, доктор психологии Ларри Розен в материале в Harvard Business Review объясняет: чтобы работать продуктивно, нужно научиться делать перерывы. Концентрация на определенной задаче не может продолжаться больше полутора часов. После чего мозгу нужен отдых: следует прогуляться, перекусит, заняться чем-то приятным.

Что еще советуют специалисты в области тайм-менеджмента? Психолог Нейл Фьоре учит, как противостоять прокрастинации, в своей книге «Легкий способ перестать откладывать дела на потом».

Технология содержит действенные способы управления временем:

  • Следует повышать самооценку, чтобы снизить боязнь ошибиться и неуверенность в начинаниях.
  • Если думать позитивно, на выполнение задачи появится больше энергии.
  • 3D-мышление и календари дают возможность взять под контроль страх погрязнуть в делах.
  • Выставление реальных целей перенаправит энергию на проблемы, требующие безотлагательного решения.

А чтобы избежать стрессов, необходимо действовать в состоянии «потока». Такой подход придаст мотивации и создаст интерес для плодотворной работы, а управляемый регресс позволит подготовиться к запланированным паузам и перезагрузке.

Факт! Разница между теми, кто достигает существенных успехов, и теми, кто этого не делает, заключается просто в том, что более плодотворные люди научились тому, насколько важен тайм-менеджмент.

Так считает эксперт по производительности Клэй Кларк. Он советует отказаться от многозадачности. Если фокус внимания разделен между несколькими вещами, ни одна из них на самом деле не делается хорошо. Стоит выбрать одну задачу, и заниматься ей до завершения, чтобы быть более продуктивным.

Также он советует сделать часы своим другом. Не следует полагаться на внутреннее чувство времени: можно в конечном итоге упустить что-то важное. Когда вы участвуете в проекте, требующем большой концентрации, велик риск, что вы потеряете счет времени. Легко читаемые часы, которые находятся рядом с рабочим местом, помогут уложиться в расписание. Они также могут отправлять звуковые напоминания о предстоящих встречах или крайних сроках сдачи работы.

Джулия Моргенстерн (основатель компании Task Masters, которая оказывает профессиональные консалтинговые услуги по планированию и организации рабочей среды) рекомендует в первую очередь провести оценку того, сколько времени у вас уходит на решение ваших задач, какие факторы являются отвлекающими. Вероятно, это социальные сети, дополнительные обязанности, постановка нереальных сроков либо препятствия психологического характера. Она советует рассортировать вещи и дела, освободить пространство от всего, что не представляет первостепенной важности. Определите для каждой вещи свое место, а каждому делу – время. Если у вас не получается, то проведите анализ, вероятно, дело можно отсрочить, передать полномочия на выполнение другим работникам либо совсем от него отказаться.

По мнению писателя Тони Шварца, литературного критика Бенджамина Че Кай Вая, основателя сервиса Buffer Лео Видрича, коммерсанта Томаса Оппонга управление временем лучше выстраивать по принципу 90 минут. Его суть такова: вы посвящаете напряженной деятельности 90 минут, после чего устраиваете получасовой перерыв, а потом повторяете цикл. При этом в первые 90 минут вы решаете наиболее значимую задачу, которую нужно выполнить в течение дня, а в следующие циклы можно заняться делами, представляющими меньшую важность.

Согласно изысканиям ученого из Йеля Перетза Лафи, полтора часа – это оптимальное время, на протяжении которого возможна эффективная концентрация на одном деле. А 30 минут вполне хватает для полноценного отдыха, что подтвердил своими исследованиями нейрофизиолог Натан Клейтман.

ТОП-5 книг по тайм-менеджменту

Закончу статью списком книг, которые дадут ещё больше ясности в теории тайм-менеджмента:

  1. Брайан Трейси – Выйди из зоны комфорта.
  2. Дэн Кеннеди — Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль.
  3. Алан Лакейн — Искусство успевать.
  4. Керри Глинсон – Работай меньше, успевай больше.
  5. Джон Зерацки, Джейк Кнапп — Найди время. Как фокусироваться на главном.

Вывод

Чтобы повысить свою эффективность и успевать больше, необходимо:

Разработать план:

  • поставить чёткие цели и задачи,
  • зафиксировать все пункты,
  • расставить приоритеты.

Приступить к выполнению плана, придерживаясь рекомендаций:

  • фокусироваться на важном,
  • анализировать свой опыт и биоритмы и корректировать на основе этого планы,
  • планировать отдых,
  • навести порядок на рабочем месте: физическом и электронном,
  • фильтровать окружающую информацию, контролировать время выполнения действий, останавливать в себе порывы перфекциониста.

Мотивировать себя продолжать:

  • съешьте пироженку

[spoiler title=»Источники»]

  • https://www.journal.rcgroup.pro/blog/increase-operational-efficiency-by-by-introducing-corporate-time-management/
  • https://time-blog.ru/tajm-menedzhment/
  • https://www.insales.ru/blogs/university/taym-menedzhment
  • https://iklife.ru/samorazvitie/tajm-menedzhment-chto-ehto-takoe.html
  • https://timeweb.com/ru/community/articles/taym-menedjment
  • https://dvayarda.ru/business/taym-menedzhment/
  • https://georgytim.ru/tajm-menedzhment-chto-eto/
  • https://hiterbober.ru/psychology-of-success/tajm-menedzhment-upravlenie-vremenem.html
  • https://feelwave.ru/taym-menedzhment
  • https://netology.ru/blog/taym-menedjment-sovety

[/spoiler]